Jaki maniak czuje się komfortowo, rozmawiając przez telefon w dzisiejszych czasach? Wraz z upowszechnieniem się pisania SMS-ów, wysyłania e-maili i bezpośrednich wiadomości w mediach społecznościowych coraz więcej z nas zaczyna się denerwować, gdy dzwoni telefon komórkowy. Jest to tym bardziej prawdziwe, gdy wiesz, że rozmowa będzie prowadzona po angielsku, czyli w języku, którego dopiero się uczysz.
Jeśli musisz prowadzić rozmowy telefoniczne po angielsku w pracy, ale nie czujesz się z tym jeszcze swobodnie, to ten przewodnik może Ci pomóc. Krótko mówiąc, najpewniejszą metodą na naturalne, pewne siebie i profesjonalne rozmowy telefoniczne jest odrobina przygotowania!
Jak profesjonalnie rozmawiać przez telefon: przewodnik krok po kroku
Jeśli wiesz, że wkrótce będziesz dzwonić do kogoś w sprawach zawodowych, a rozmowa jest ważna, warto poświęcić pół godziny na przygotowania.
Poniższe kroki pomogą Ci upewnić się, że jesteś jak najlepiej przygotowany do tej ważnej rozmowy!
1. Zapisz, o czym chcesz rozmawiać
Postaraj się zanotować, czego będzie dotyczyła rozmowa i jakie informacje chcesz uzyskać. Wystarczy kilka krótkich zdań. Uwzględnij całe zwroty, których możesz użyć, i sprawdź je w Google Translate. A jeszcze lepiej - sprawdź je u rodowitego Anglika, aby mieć pewność, że jesteś w 100% pewny swoich tłumaczeń.
W sytuacjach stresowych pomocne może być posiadanie tych zdań, do których można się odwołać. W ten sposób, jeśli się pogubisz, masz strategię, która pomoże Ci wrócić do tego, co chciałeś powiedzieć.
2. Przećwicz wcześniej rozmowę
Jeśli rozmowa telefoniczna jest naprawdę ważna, warto przećwiczyć ją z osobą posługującą się językiem angielskim przed prawdziwą rozmową. Jeśli przygotowujesz się do rozmowy telefonicznej lub ważnej rozmowy handlowej z klientem, z pewnością warto spędzić trochę czasu na odgrywaniu ról z native speakerem języka angielskiego. Spróbuj zarezerwować lekcję z jednym z korepetytorów języka angielskiego firmy Preply aby uzyskać fachową informację zwrotną.
Nawet jeśli rzeczywista rozmowa okaże się zupełnie inna, pomocne będzie sprawdzenie słownictwa, które zamierzałeś wykorzystać, oraz przyzwyczajenie się do improwizowania rozmowy na ten temat.
3. Zacznij od małej rozmowy
Każdą profesjonalną rozmowę telefoniczną dobrze jest rozpocząć od krótkiej pogawędki. Dzięki temu rozmówca poczuje się komfortowo, a rozmowa rozpocznie się w przyjazny sposób. Ułatwi to również przejście do bardziej technicznych części rozmowy. Jeśli nie znasz zbyt dobrze rozmówcy, spróbuj użyć zwrotów takich jak:
- Jak się dzisiaj masz?
- Jaka jest pogoda w twoim miejscu zamieszkania?
- Jak ci mija tydzień?
Jeśli już wcześniej poznałeś rozmówcę, możesz nadać mu bardziej osobisty charakter i nawiązać rozmowę do czegoś, co o nim wiesz. Więcej pomysłów na ten temat znajdziesz w naszym artykule na temat pięć głównych zasad small talk.
4. Wyraźnie określ swój cel rozmowy
Po nadaniu rozmowie przyjaznego tonu nadszedł czas, aby przejść do rzeczy. Jasno określ powód swojej rozmowy, a łatwo będzie uzyskać potrzebne informacje. Spróbuj zacząć od jednego z poniższych zdań:
- Dzwonię, aby zapytać...
- Zastanawiałem się, czy mógłby mi Pan/Pani w czymś pomóc.
- Dziękuję za poświęcenie czasu na rozmowę ze mną. Mam do Pana/Pani pytanie dotyczące...
5. Pamiętaj o dobrych manierach
Podczas nauki nowego języka większość osób woli mówić krótkimi, bezpośrednimi zdaniami, aby łatwiej było je zrozumieć. Jest to bardzo dobry pomysł, który pomaga uniknąć błędów! Jednak przez telefon taka bezpośredniość może czasem wydawać się niegrzeczna. Rozmówca nie widzi Twojego przyjaznego języka ciała ani ciepłego uśmiechu, tak jak w przypadku rozmowy twarzą w twarz.
Istnieje kilka prostych sposobów na to, aby podczas profesjonalnych rozmów telefonicznych brzmieć bardziej uprzejmie. Aby zadać pytanie w bardzo uprzejmy sposób, należy użyć zwrotu: Could you/ would you (please) + czasownik prosty + ...? Na przykład:
- Czy możesz napisać ten raport?
brzmi mniej formalnie niż:
- Could you please napisać ten raport?
Jeśli uznasz to za stosowne, pamiętaj, aby podziękować rozmówcy za rozmowę. Należy zakończyć rozmowę przyjaznym zdaniem, które podsumowuje rozmowę, podobnie jak w przypadku listu. Może to być coś w rodzaju:
- Mam nadzieję, że masz udany weekend!
- Cieszę się, że wkrótce znów będę mógł z Tobą współpracować.
- Miło było usłyszeć Twoją perspektywę.
- Mam nadzieję, że będziesz miał owocne popołudnie.
6. Skup się na wyraźnym wymawianiu słów
Wszyscy znamy kogoś, kto ma specyficzny "głos telefoniczny" i na potrzeby rozmów telefonicznych radykalnie zmienia akcent. Całkowite zmienianie głosu na potrzeby rozmów telefonicznych nie jest oczywiście konieczne, ale ważne jest, aby mówić wyraźnie. Zapoznaj się w naszym artykule znajdziesz najważniejsze sztuczki, które pomogą Ci poprawić wymowę.
Jeśli musisz przeliterować pewne rzeczy przez telefon - na przykład nazwę konkretnego produktu lub klienta - pomocne może być użycie alfabetu fonetycznego NATO. Jest to powszechnie stosowany zestaw słów opracowany w celu zapewnienia przejrzystej komunikacji podczas misji helikopterów poszukiwawczo-ratowniczych. Aby coś przeliterować, zastępujesz każdą literę jej słowem NATO: na przykład "Dog" stałoby się "D jak Delta, O jak Oscar, G jak Golf".
7. Staraj się słuchać tyle samo, co mówić
A więc naprawdę koncentrujesz się na tworzeniu poprawnych gramatycznie zdań w nowym języku, zwracasz uwagę na swój akcent i starasz się sprawiać wrażenie uprzejmego! Łatwo jest zapomnieć o najważniejszej zasadzie każdej dobrej rozmowy: słuchaj tyle samo, co mówisz. Można pokazać, że się słucha, włączając się do rozmowy za pomocą sygnałów, takich jak:
- To interesujące.
- Słuszna uwaga.
- Rozumiem.
- Tak.
- Dobrze.
Jeśli rozmówca zadaje pytanie, a Ty nie jesteś pewien, jak na nie odpowiedzieć, spróbuj sprawdzić, czy w słownictwie samego pytania nie ma jakichś wskazówek. Na przykład:
- P: Jakie są korzyści z przejścia na wasz produkt?
- A: Korzyści z przejścia na nasz produkt są następujące...
Jeśli chcesz, aby mówca coś powtórzył, możesz poprosić go o powtórzenie jakiegoś punktu. Można zapytać:
- Przepraszam, czy mógłby pan to powtórzyć? Przerwano mi na chwilę.
- Czy mógłbyś powtórzyć to trochę wolniej?
- Co dokładnie masz na myśli? (jeśli chcesz, aby pytanie zostało sformułowane jaśniej)
Jeżeli rozmowa jest dość długa, warto mieć ze sobą notatnik i robić krótkie notatki na temat tego, co mówi rozmówca. Pomoże Ci to pamiętać o zadawaniu pytań uzupełniających.
8. W miarę możliwości kontroluj otoczenie
Jeśli jest to możliwe, podczas ważnej rozmowy telefonicznej należy się upewnić, że znajdujemy się w prywatnym i cichym miejscu z dobrym sygnałem. Rozmawianie w drugim języku przez telefon jest wystarczająco trudne, a problemy techniczne nie powinny Cię rozpraszać!
Jeśli to możliwe, unikaj korzystania z zestawu głośnomówiącego; zestaw słuchawkowy jest lepszym rozwiązaniem, jeśli musisz mieć wolne ręce. Jeśli dzwonisz, pracując w biurze o otwartym planie, spróbuj zarezerwować salę konferencyjną, aby mieć prywatną przestrzeń do rozmowy, w której nikt nie będzie Cię rozpraszał i nie będziesz czuł się skrępowany.
10 angielskich czasowników frazowych, których warto używać, rozmawiając przez telefon
Innym sposobem na poprawienie swoich profesjonalnych umiejętności telefonicznych jest nauczenie się kilku odpowiednich czasowników frazowych. Oto dziesięć z nich, które z dużym prawdopodobieństwem usłyszysz:
1. Trzymaj się
Czy mógłbyś poczekać chwilę, proszę?
Oznacza to, że "proszę przerwać swoją wypowiedź, ale nie kończyć rozmowy". W mówionym języku angielskim czasami "on" jest pomijane, jak w zdaniu "Could you hold, please?".
W wielu telefonach komórkowych i stacjonarnych jest przycisk, który pozwala "zawiesić rozmowę" - wstrzymać połączenie, ale nie rozłączać się z rozmówcą.
2. Przełożyć (wezwanie) przez
Zamierzam po prostu . Ciebie przez stronę właśnie teraz.
Oznacza to "połączenie danej osoby z osobą, z którą chciała ona porozmawiać". Jeśli zadzwonisz na infolinię działu obsługi klienta, pierwsza osoba, z którą porozmawiasz, może "przełączyć Cię" do przedstawiciela odpowiedniego działu, który zajmie się Twoim problemem.
3. Oddzwoń
Poproszę ją o zadzwonić na stronę do Ciebie z powrotem kiedy wróci do domu.
Jest to bardzo często używany zwrot, który oznacza "zadzwonić do osoby, która już do Ciebie dzwoniła". Możesz również "poprosić o oddzwonienie", jeśli osoba, z którą zamierzałeś porozmawiać, jest nieosiągalna.
4. Odbierz
Nikt nie jest odbiera. Może nie ma ich w domu.
Ten czasownik frazeologiczny oznacza po prostu "odbierać telefon". Pochodzi od telefonów stacjonarnych, które często są podłączone do uchwytów, a więc muszą być "odbierane" ze swoich zwykłych miejsc.
5. Wypowiedz się
Obawiam się, że nie słyszę cię, w tle jest trochę hałasu. Czy mógłbyś odezwać się proszę?
Ten czasownik frazowy oznacza "mówić głośniej". Przydaje się, gdy linia telefoniczna trzeszczy!
6. Odcięcie
Już jej nie słyszę. Chyba zostaliśmy odcięci.
Oznacza to, że rozmowa telefoniczna zakończyła się niespodziewanie z powodu problemów technicznych.
7. Rozstanie
Czy mógłbyś to powtórzyć? Ty urwałeś się na sekundę.
Gdy rozmówca "przerywa", oznacza to, że nie słychać go wyraźnie z powodu problemów z połączeniem.
Sprawdź swój poziom znajomości języka angielskiego. Rozwiąż ten 5-minutowy test, aby sprawdzić, jak blisko jesteś osiągnięcia swoich celów związanych z nauką języka. Rozpocznij test8. Wyłączyć/wyłączyć
Mój telefon był wyłączony ponieważ padła bateria.
Oznacza to "dezaktywować" lub "uniemożliwić działanie czegoś".
9. Wyłączanie dzwonka
Rozmawialiśmy przez godzinę, a potem zadzwonił.
Ten czasownik oznacza "kończyć rozmowę". Używa się go tylko w USA i Kanadzie i jest dość staromodny.
10. Odłóż słuchawkę (telefon)
Był tak zły, że rozłączył się na mnie!
Rozłączyć się" oznacza zakończyć rozmowę. Jest to bardzo częsty czasownik, który prawdopodobnie usłyszysz.
Należy uważać, aby nie pomylić "hang up" z "hang on" - "hang on" oznacza pozostanie przy rozmowie. Często używa się go zamiast "hold on".
Przenieś swoje umiejętności mówienia przez telefon na wyższy poziom dzięki Preply
Wszystkie opisane powyżej wskazówki i słownictwo są dość proste, ale opanowanie ich w sposób, który sprawia wrażenie naturalnego, może zająć trochę czasu. Najszybszy sposób, aby poczuć się pewnie podczas profesjonalnych rozmów telefonicznych? Praktyka!
Możesz albo zajrzeć na jeden z wielu dostępnych kursów konwersacji w języku angielskim, albo ćwiczyć bezpośrednio z native speakerem języka angielskiego, aby przećwiczyć biznesowe rozmowy telefoniczne. Z korepetytorem możesz omówić typowe sytuacje i zwroty, a on powie Ci, gdzie popełniasz błędy. Zarezerwuj lekcję z korepetytorem Preply i możesz zrobić właśnie to!
Ćwicząc swoje umiejętności telefoniczne z ekspertemMożesz popełniać błędy w bezpiecznej sytuacji i być pewnym swoich umiejętności, gdy przyjdzie czas na prawdziwe rozmowy. Dzięki praktyce i poradom ekspertów wkrótce będziesz w stanie komunikować się jak profesjonalista!
